Дела нужно делать. Мало из записывать в to-do list, туда ещё нужно смотреть, и делать то, что намечено. Это просто только на первый взгляд. Когда дел накапливается больше двух десятков, разобраться в них становится настолько сложно, что со временем отпадает интерес вообще заглядывать в бумажку/программу, где они записаны.
Что же делать? Сначала рассмотрим, какие возможности даёт стандартная программа to-do в Palm OS, а затем предложим систему управления to-do’шками, и покажем, как её применить к существующим возможностям.
Стандартная программа to-do в Palm OS предлагает следующие атрибуты у to-do:
- Category (категория)
- Due date (срок сдачи)
- Priority (приоритет)
Проблема в том, что все перечисленные атрибуты как будто бы
«самодокументируемые», то есть само их
название располагает к использованию их вполне определённым, простым способом.
Категории предлагаются business
и personal, а
приоритеты – от 1 до 5и. Из-за кажущейся простоты и получается абсолютный
хаос. Вдумаемся, кому интересны категории business & personal?
Я долго пользовался придуманными мной самим категориями «домашние
дела», «помощь людям», «бизнес»,
«работа» и т.д. И только прочтя много умных статей
задумался и понял, что хоть категории я и присваиваю, но никогда никакой пользы
из них не извлекаю. Поэтому рассмотрим совершенно другой способ.
Сначала про категории. Их лучше всего сделать «ситуационными». Например,
- «Дома» это дела, которые надо сделать дома. Например, «Сдать бельё в стирку», «Получить бельё из стирки», «Оплатить межгород», «Оставить денег за уборку и воду» и т.п.
- «Работа» это дела, которые надо сделать, находясь на работе. Например, «Уточнить детали проекта XXX», «Наорать на YYY», «Согласовать цены на ZZZ» и т.п.
- «Телефон» это звонки, которые надо бы сделать. Часто, оказываясь у телефона, и имея некоторое время, можно сделать кучу звонков, на которые обычно нет времени. Удивительно удобная категория.
- «Компьютер» или «Интернет» это дела, которые надо сделать, имея доступ к интернету. Это могут быть ненаписанные письма («Написать Хрюну про выставку котов»), непросмотренные сайты («govno.info из рекламы пепси-колы»), непроверенные котировки («Динамика KKK»)и т.п.
- «Магазин» это покупки. Всё, что нужно купить, будет здесь.
- «Разборки» это «поговорить с…», «обсудить…. с ….» и т.п.
- «Автомобиль» это понятно. У
меня, к счастью, нет ни предмета, ни категории, ни геморроя, с ним связанного
:).
- «Жду от людей» или «Ожидания»
(пока не придумал адекватного названия). Здесь все дела, которые зависят от
других. Например, «Вася: отчёт об операции»,
«ФОРЩВ: оплата заказа» и т.п.
Дальше придумайте сами.
Есть ещё одна категория, которая нарушает описанное правило (восклицательный знак перед названием категории гарантирует, что она будет первой в списке, и всегда на виду).
- «!Главное» это то, что я хочу видеть всегда. Программы просмотра to-dos, которыми я пользуюсь, настроены так, что показывают эту категорию по умолчанию. Там хранится то, что я хочу видеть всё время, по несколько раз в день (например, «Что там с паспортом?»).
С категориями разобрались. Теперь перейдём к приоритетам. Предлагается представить все дела в данной категории в виде матрицы, по одной оси которой идёт «важность», а по другой – «срочность». Получится простая таблица:
|
|
Важные |
Неважные |
|
Срочные |
1 |
2 |
|
Несрочные |
3 |
4 |
Итак, важные и срочные дела имею приоритет 1, а неважные и несрочные – 4. приоритет «5» я вообще не использую – незачем.
И последнее – due dates («срок сдачи»). Пользоваться им со стандартной программой to-do очень неудобно, но если запустить to-do-plus или DateMan, то польза от них становится очевидной. Так что не нужно лениться.
В заключении два момента. Во-первых, «правило двух минут»: если дело можно сделать за 2-3 минуты, то не нужно его записывать, а надо немедленно сделать и забыть о нём. И, во-вторых, «правило простоты»: дела должны быть простыми. Нужно, чтобы их можно было «сделать». Это значит, что дела должны быть «одношаговыми». Не «разобраться с налогами», а «получить список законодательных актов», затем «изучить важные», затем «посоветоваться с юр.отделом», затем «составить план борьбы с налоговой» и так далее. «Разобраться с налогами» практически невозможно, это дело будет всегда откладываться. А вот разбитые по пунктам мелкие дела будут делаться.
Всё, теперь можно приступать к планированию. И самое последнее – чтобы дела делались, в бумажку/пилот/outlook НУЖНО ЗАГЛЯДЫВАТЬ. Как минимум – ежедневно. Лучше – как только окажешься в каком-нибудь месте (см. категории).